امیر الله شمقدری افزود: علاوه بر اینکه مسائلی مانند اقتصاد و معیشت جزو مطالبات اصلی مردم استان است، موضوع بروکراسی زائد اداری از جمله عوامل عدم پاسخگویی صحیح و نارضایتی مردم است که باید این مشکل حل شود.

وی در تشریح مصادیق مکاتبات زائد بیان کرد: به عنوان مثال فرماندار یا مدیر کلی طبق شرح وظائف و راهکارهای موجود می‌تواند اقدامی انجام دهد اما به دلیل وجود قوانین و بخشنامه‌های گاه متناقض، با استناد به بخشنامه‌ای که عمل را نفی می‌کند از استانداری استعلام و مکاتبه می‌کند در حالی که می‌توان با بخشنامه‌های جاری دیگر کار مردم را پیش برد.

معاون استاندار خراسان رضوی ادامه داد: گاه برای انجام امور یک ارباب رجوع می‌توان با یک دستور ساده کار را پیش برد اما برای انجام همان کار هم با استانداری مکاتبه می شود.

شمقدری اضافه کرد: برخی مواقع به جای نوشتن نامه اداری می توان کارها را با یک تماس تلفنی انجام داد وگاه اصلا نیاز به ارسال نامه نیست، به عنوان مثال؛ مسوول؛ کاری را انجام داده و بعد دوباره می خواهد مکاتبه کرده و گزارش انجام کار را بدهد، اصلا چه دلیلی برای گزارش انجام وظیفه وجود دارد!

وی با تاکید بر جلوگیری از دامن زدن به بروکراسی های اداری زائد گفت: معتقدم تیمی به صورت اتفاقی مکاتبات اداری استان را در یک روز نقد کند؛ بسیاری از مشکلات از جمله همین چالش های مکاتبات اداری، راه حل های آسان دارد و می توان با نگاه سیستمی، علمی و توجه به اولویت ها مسائل را به راحتی حل کرد.

معاون امنیتی، انتظامی استانداری خراسان رضوی ادامه داد: علاوه بر مکاتبات زائد یاد شده به دلیل انجام انبوهی از مکاتبات و استعلامات، شمار مکاتبات غلط نیز افزایش یافته است، مثلا به جای اینکه نامه ای به اداره کار فرستاده شود به اداره برق رفته که امثال این اشتباهات روزانه به اشکال متعدد در اتوماسیون اداری به چشم می خورد.

شمقدری اظهار کرد: می توانیم به راحتی این مکاتبات زائد را حذف کرده و از طرفی زمان بسیاری از استعلامات اداری را کوتاه کنیم، به جای اینکه ۲۰ دستگاه به استعلامات پاسخ دهند فقط از پنج دستگاه مهم اقدام شود.

وی گفت: ۸۰ درصد مسائل در استان قابل حل و یا قابل توضیح دادن به مردم است آنگونه که آنان اقناع شوند حتی ممکن است موضوعی در سطح ملی قابل حل نباشد اما می توان آن را برای مردم تشریح و آنها را قانع کرد.

این مسئول بیان کرد: گاه یک خبر غیرصحیح و دروغ درباره یک رویداد یا مسوولی مطرح می شود که واقعیت ندارد اما با یک توضیح صحیح برای مردم و بیان حقیقت می توان سوتفاهم و مشکلات احتمالی را برطرف کرد.

شمقدری تصریح کرد: فقط شنیده شدن حرف مردم کافی نیست بلکه مردم باید آثار عملکرد مسوولان را نیز ببینند، مسوولان هم باید مشکل را به مساله تبدیل و برای رفع آن راه حل تعریف کنند.

وی در توضیح اهمیت اقناع سازی مردم گفت: ملاقات های مردمی مدیران نباید فقط به روزهای دوشنبه محدود شود بلکه این زمان باید هر روز هفته و در ساعات مشخص انجام شود چرا که گفت وگو و توضیح به مردم درباره مسائل ضرورت است.

معاون استاندار خراسان رضوی گفت: تشکل های صنفی، تخصصی و جمع های نخبگانی در هر رسته تخصصی باید در نشست های مرتبط اداری در دستگاه های اجرایی حضور داشته باشند، اظهار نظر کرده، راه حل و یا نقد عالمانه ارائه دهند زیرا حضور این اقشار در شوراهای مختلف اعم از اداری و برنامه ریزی و ... باعث می شود راه حل ها و اظهارات غیرتخصصی در یک حوزه تخصصی مطرح نشود.